Privatlivspolitik

Hos Domus behandler vi løbende forskellige personoplysninger om dig som lejer, andelshaver eller ejer. Domus skal i den forbindelse overholde de regler, der er fastsat om indsamling og behandling af personoplysninger i Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.

 

Domus er derfor forpligtet til at orientere dig om, hvilke oplysninger om dig, Domus indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler. Formålet med behandlingen af dine oplysninger er overordnet set administration af dit lejeforhold eller af dit medlemskab af en ejerforening eller andelsboligfor­ening i henhold til de gældende regler herfor.

 


Dataansvar


 

Domus har indgået databehandleraftaler med de admini­strerede udlejningsejendomme, andelsbolig- og ejerforeninger, hvorfor Domus er databehandler for de oplysninger, der behandles af Domus i forbindelse med lejeforholdet eller medlemskabet af en andelsbolig eller ejerforening. Dette inde­bærer, at Domus i henhold til Databeskyttelsesloven har ansvaret for, at dine personoplysninger behandles lovligt.

 

Dette indebærer bl.a., at du til enhver tid kan rette henven­delse til Domus, for det tilfælde du har spørgsmål til Domus’ behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhold til Persondataforord­ningen (se nedenfor).

 


Beskyttelse af dine personoplysninger


 

Det følger af Databeskyttelsesloven, at Domus skal opbevare dine personoplysninger sikkert og fortroligt. Domus har derfor en intern it- og datasikkerhedspolitik, som medarbejderne skal følge, ligesom alle medarbejdere er pålagt tavshedspligt i hen­hold til deres ansættelseskontrakter.

 

It- og datasikkerhedspolitikken udstikker de sikkerhedsmæssige retningslinjer for fysiske og elektroniske forhold på arbejdsplad­sen hos Domus og på en eventuel hjemmearbejdsplads (må benyttes i begrænset omfang). Formålet hermed er, at Domus’ medarbejdere anvender værktøjer til rådighed korrekt for at beskytte personoplysninger samt vejlede om korrekt og sikker opførsel.

 

Når data overføres via Internettet, er der altid en (begrænset) risiko for, at andre uberettiget tiltvinger sig adgang til oplysnin­ger, når data sendes og opbevares elektronisk. Oplysninger, der sendes elektronisk til Domus via Internettet, sker således på afsenders eget ansvar.

 

For det tilfælde uheldet er ude, og der sker et eventuelt sikker­hedsbrud, har Domus en beredskabsplan herfor.

 

E-mails, der indeholder personfølsomme oplysninger, sendes af Domus i krypteret form (sikker-mail).

 


Samtykke til behandling


 

Såfremt Domus gerne vil indsamle/behandle/opbevare oplysninger om dig, som ikke er nødvendige for at varetage Domus’ formål om administration af dit lejeforhold eller af dit medlemskab af en ejerforening eller en andelsboligforening, anmoder Domus om dit samtykke. Såfremt Domus har brug for dit samtykke, har du også mulighed for at sige nej, og du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte Domus.

 

Med et samtykke tilkendegives, at du indvilliger i, at dine personlige oplysninger må indsamles/behandles/opbevares af Domus.

 

Søger du ansættelse hos Domus, samtykker du i behandlingen af personoplysninger i forbindelse med din ansøgning.

 

Ansatte samtykker i forbindelse med ansættelsen hos Domus.

 

Lejere samtykker via lejekontrakten, og andelshavere samtyk­ker via boligkontrakten/overdragelsesaftalen.

 

Bestyrelsesmedlemmer i andelsbolig- og ejerforeninger samtyk­ker i forbindelse med deres accept af valg af Domus som administrator.

 

Ejere af ejendomme samtykker ved indgåelse af administra­tionsaftale med Domus.

 


Behandling af personoplysninger relateret til udlejning m.v.



Oprettelse af sag

 

Når du lejer en bolig, oprettes du som lejer i Domus’ ejendoms­administrationssystem. Her registrerer Domus en række for­skellige personoplysninger, der som udgangspunkt stammer fra dig selv.

 

Domus registrerer bl.a. identifikationsoplysninger, herunder dit navn, adresse, telefonnumre, e-mail-adresse samt kopi af sundhedskort og pas eller kørekort. Der registreres eventuelt også oplysninger om husstandens størrelse og sam­mensætning, herunder antal hjemmeboende børn.

 

For det tilfælde der indgås aftale om, at Domus tilmelder dig til forsyningsselskaber eller din huslejebetaling til PBS, indsamler Domus tillige dit cpr.nr. fra dig (eller cvr.nr. i tilfælde af virk­somhed), ligesom Domus indsamler bankoplysninger.

 

Domus behandler de indsamlede personoplysninger om dig til almindelig ejendomsadministration – d.v.s. betaling og opkræv­ning af leje m.v., lejereguleringer, udarbejdelse af forbrugsregn­skaber, vaskeriregnskaber, flytteopgørelse og lignende. I forbin­delse med indkaldelse til møder, udfærdigelse af dagsorden og referater om ejendommen (f.eks. generalforsamlinger i ejer- og andelsboligforeninger) og dennes forhold behandler Domus dine kontaktoplysninger. Modtager du indskudslån og/eller andre økonomiske tilskud fra det offentlige, modtager Domus oplysninger om dig fra det offentlige.

 

Ved indgåelse af lejekontrakter (såvel bolig- som erhvervsleje­mål) anmoder Domus dig om at fremsende id-legitimation (kopi af sundhedskort og pas eller kørekort), for at Domus kan identificere dig og har dokumentation for rigtig­heden af de i lejekontrakten anførte oplysninger om dig. Disse oplysninger vil kun blive delt, for det tilfælde det er nødvendigt i forbindelse med forfølgelse af retskrav, eller hvis der er lovhjemmel hertil.

 

Grundlaget for de oplysninger, Domus behandler ovenfor er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med den administrerede ejendom og for at kunne opfylde den administrationsaftale, Domus har indgået med den ejerforening eller andelsboligforening, du som ejer eller andelshaver er medlem af. Retsgrundlaget for Domus’ indsamling/behand­ling/opbevaring af dine personoplysninger er Databeskyt­telseslovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f.

 

Personnummer

 

Endvidere beder Domus om samtykke til at behandle dit personnummer (cpr.nr.). Dette sker, da Domus har behov for at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemvær­ende mellem Domus og dig, dels af praktiske og administrative hensyn. Dit personnummer vil også kunne blive brugt i forbindelse med overførsel via Nem-konto og til brug ved digital signatur.

 

Retsgrundlaget for Domus’ indsamling/behandling/opbevaring af dit cpr.nr. er Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2.

 

Økonomiske forhold

 

Der er en række situationer, hvor Domus behandler oplysninger om dine økonomiske forhold. Dette kan f.eks. være oplysning om, at du har fået støtte til betaling af ind­skud/depositum, at du er i restance med leje, boligafgift, fællesbidrag eller anden pligtig pengeydelse eller om forfalden gæld til Domus og de administrerede ejendomme.

 

Retsgrundlaget er Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f.

 

Oplysninger om sygdom og funktionsnedsættelser m.v.

 

Det kan også være nødvendigt, at Domus behandler oplysnin­ger om, at du har særlige behov, herunder en funktionsned­sættelse, der gør det påkrævet, at din bolig er indrettet særligt hertil.

 

Desuden kan Domus behandle oplysninger om, at du er syg, for det tilfælde du ønsker at indgå aftale om fremleje af din bolig på grund af midlertidigt fravær fra boligen i forbindelse med din sygdom i medfør af Lejelovens § 70, stk. 1. Desuden kan Domus også behandle oplysninger om forretningsrejser, studieophold eller midlertidig forflyttelse eller lignende, hvis du ønsker at indgå aftale om fremleje af din bolig af disse grunde i medfør af Lejelovens § 70, stk. 1.

 

Ejerforening og andelsboligforening

 

Er du medlem af en ejerforening eller andelsboligforening, indsamler, behandler og opbevarer Domus de samme typer personoplys­ninger, som Domus gør for så vidt angår lejere.

 

Grundlaget for Domus’ indsamling/behandling/opbevaring af personoplysningerne er Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f.

 


Behandling af personoplysninger i anden sammenhæng


 

Husordensklager

 

Domus er forpligtet til at behandle klager fra lejere, ejere eller andelshavere og i fornødent omfang agere over for de lejere, ejere eller andelshavere, der bl.a. tilsidesætter god skik og orden. I forbindelse med Domus’ håndtering af klagesager behandler Domus en række personoplysninger elektronisk.

 

Vaskeri

 

Ved indflytning får du udleveret enten et vaskekort, nøgle eller brik til tidsreservationer i ejendommens vaskeri. Vaskekor­tet/nøglen/brikken er registreret på din bolig. Dette sker indenfor rammerne af Persondataforordningens artikel 5 og 6.

 

Gas

 

I nogle ejendomme skal du selv stå for tilmelding og framelding af gas. Tilmelding kan også ske ved indflytning via fuldmagt. Konkret vil du blive tilbudt at underskrive en fuldmagt, så du automatisk tilmeldes og frameldes gas. I den forbindelse videregiver Domus oplysninger om dit navn, adresse og person­nummer til forsyningsleverandøren via en sikker forbindelse.

 

Varme og vand

 

I forbindelse med aflæsning af varme- og vandmålere i din bolig og udarbejdelse af forbrugsregnskaber videregiver Domus til forbrugsleverandøren personoplysninger omfattende dit navn, adresse, e-mail-adresse og a’contoindbetalt beløb til dækning af varme og vand, jfr. Lejelovens kapitel 7.

 

Grundlaget for de oplysninger, Domus behandler ovenfor er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med den administrerede ejendom og for at kunne opfylde den administrationsaftale, Domus har indgået med den ejerforening eller andelsboligforening, du som ejer eller andelshaver er medlem af. Retsgrundlaget for Domus’ indsamling/behand­ling/opbevaring af dine personoplysninger er Databeskyttelses­lovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f.

 

El

 

I nogle ejendomme skal du selv stå for tilmelding og framelding af el, eftersom det er lejers/andelshavers/ejers eget ansvar.

 

For andre ejendomme kan Domus bistå med tilmelding ved indflytning via fuldmagt. Konkret vil du blive tilbudt at under­skrive en fuldmagt, så du automatisk tilmeldes og frameldes el. I den forbindelse videregiver Domus oplysninger om dit navn, adresse og personnummer til forsyningsleverandøren via en sikker forbindelse.

 

I forbindelse med aflæsning af elmålere i din bolig og udarbej­delse af forbrugsregnskaber kan Domus til forsyningsleveran­døren videregive dit navn, adresse, e-mail-adresse og eventuelt a’contoindbetalt beløb.

 

Grundlaget for de oplysninger, Domus behandler ovenfor er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med den administrerede ejendom og for at kunne opfylde den administrationsaftale, Domus har indgået med den ejerforening eller andelsboligforening, du som ejer eller andelshaver er medlem af. Retsgrundlaget for Domus’ indsamling/behand­ling/opbevaring af dine personoplysninger er Databeskyttelses­lovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f.

 

Dørkort/nøglelogin

 

Hvis du har fået et nøglekort til at aktivere den elektroniske dørlås, bliver du registreret i den elektroniske log, når du åbner døren med en elektronisk lås. Loggen viser, hvornår nøglekortet er blevet brugt og hvor.

 

Log-oplysninger kan potentielt benyttes til at spore, hvilke døre nøglekortet har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfor. Domus bruger kun oplysningerne i helt særlige tilfælde, f.eks. ved indbrud. Den elektroniske log overskrives med jævne mellemrum og er altså ikke bestandig.

 

Retsgrundlaget er Databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Domus forfølger en legitim interesse.

 

Venteliste

 

For det tilfælde du måtte være opskrevet på en venteliste, behandler Domus også i den forbindelse en række oplysninger om dig omfattende dit navn, adresse, telefonnummer, e-mail-adresse, husstandens størrelse og dine ønsker til boligens beliggenhed, størrelse, indretning m.m.

 

Disse oplysninger opbevares, indtil du anmoder Domus om, at oplysningerne slettes, eller Domus ikke længere har ejen­dommen i administration.

 

Domus opererer p.t. ikke med ventelister.

 

Boligbytte, råderet, fælleslokaler, tilladelser, reparationer og forbedringer m.v.

 

Domus kan registrere personoplysninger om dig i forbindelse med udlejning af fælleslokaler, boligbytte, råderet, tilladelser og reparationer og lignende for at kunne identificere dig som beboer og servicere dig i henhold til Domus’ forpligtelser i forhold til lejelovgivningen.

 

Grundlaget for de oplysninger, Domus behandler ovenfor er, at behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at kunne opfylde den lejekontrakt, du har indgået med den administrerede ejendom og for at kunne opfylde den administrationsaftale, Domus har indgået med den ejerforening eller andelsboligforening, du som ejer eller andelshaver er medlem af. Retsgrundlaget for Domus’ indsamling/behand­ling/opbevaring af dine personoplysninger er Databeskyttelses­lovens § 6, stk. 1, jfr. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b og f.

 

Parkering

 

Ved leje af parkeringspladser eller garager vil der blive foretaget registrering af din bils nummerpladeoplysninger med det formål at reservere parkeringspladsen eller garagen og opkræve leje herfor. Dette sker indenfor rammerne af Databeskyttelsesforordningens artikel 5 og 6.

 


Ind- og fraflytning


 

Oplysning om opsigelse m.v.

 

I forbindelse med din opsigelse af et lejemål registreres relevante oplysninger om baggrunden for opsigelsen og/eller fraflytningen. Desuden registreres din nye adresse af hensyn til fremsendelse af flytteopgørelse samt bankkontonummer af hensyn til afregning af dit eventuelle tilgodehavende i henhold til førnævnte flytteopgørelse.

 

Ophævelse

 

Lejelovgivningen giver udlejer en række muligheder for at ophæve lejeaftalen, hvilket bl.a. fremgår af Lejelovens § 93, hvorefter lejeaftalen bl.a. kan ophæves, for det tilfælde lejen eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis lejer har overladt brugen af lejemålet til en anden uden at være berettiget dertil, eller hvis lejer har tilsidesat god skik og orden. Dette betyder bl.a., at Domus og den administrerede ejendom kan behandle både fortrolige oplysninger (om f.eks. økonomiske forhold) og følsomme oplysninger (om f.eks. voldelig adfærd) i forbindelse med situationer, hvor lejeaftalen ophæves.

 


Modtagelse og videregivelse af oplysninger m.v.


 

Modtagere

 

Visse oplysninger opbevares hos Domus’ databehandlere i forbindelse med de drifts- og it-sikkerhedsmæssige opgaver, f.eks. back-up, som Domus får løst eksternt. Opbevaring af oplysninger hos eksterne samarbejdspartnere (Domus’ databehandlere) er undergivet reglerne i Persondatafor­ordningen og Databeskyttelsesloven, og der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine oplysninger bl.a. ikke kommer uvedkommende i hænde.

 

Der kan ske videregivelse af dine personoplysninger til leverandører og samarbejdspartnere. Domus udveksler eksempelvis kontaktoplysninger med håndværkere/entrepre­nører, der bistår Domus med vedligeholdelse og reparation samt servicering af de administrerede ejendomme. Endvidere kan der ske videregivelse af kontaktoplysninger ved husordens­overtrædelser og betalingsmisligholdelse. Personoplysninger og eventuelle følsomme personoplysninger kan videregives til Fogedretten og/eller Boligretten med henblik på Rettens stil­lingtagen til, om en opsigelse og/eller ophævelse af et lejemål er berettiget, herunder kan sådanne oplysninger også videregi­ves til Domus’ advokater i sådanne rets- og fogedsager.

 

Dine personoplysninger kan også videregives til Domus’ advokater eller andre til brug for løsning af en konkret opgave. Det kan f.eks. være, hvis Domus har brug for juridisk bistand i en sag, hvor du er involveret, og hvor de relevante personoplys­ninger derfor skal bruges af Domus’ advokater.

 

Domus kan videregive dine oplysninger til tredjemand i forbindelse med bygnings- og renoveringsopgaver, hvor der kan være tale om genhusning af dig som beboer i en periode, eller hvor en håndværker/entreprenør skal have adgang til din bolig for at kunne udføre sit arbejde.

 

Offentliggørelse

 

Domus offentliggør ikke oplysninger om sine lejere eller andre beboere (ejere og andelshavere) med undtagelse af, hvis du er valgt som bestyrelsesmedlem eller lignende hverv (medlem af beboerrepræsentation), hvor dit navn vil blive offentliggjort som følge af dit virke. Domus forfølger en legitim interesse, da lejerne/andelshaverne/ejerne har ret til at vide, hvem der sidder i bestyrelsen og varetager deres interesser.

 


Sletning af personoplysninger


 

Domus sletter dine personoplysninger, når der ikke længere er et sagligt formål med fortsat opbevaring af disse.

 

Dine personoplysninger opbevares og benyttes i det tidsrum, der er tilladt i henhold til Databeskyttelsesloven. Personoplys­ninger slettes eller anonymiseres løbende efterhånden som det formål, de blev indsamlet til, afsluttes.

 

Når du henvender dig til Domus med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger Domus, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændrin­ger eller sletning så hurtigt som muligt.

 

Personoplysninger gemmes dog højst 5 år efter brug (eksem­pelvis 5 år efter et lejemåls ophør).

 


Dine rettigheder


 

Du har ifølge Persondataforordningens artikel 13-23 en lang række rettigheder i forbindelse med Domus’ behandling af dine personoplysninger. Du har i den forbindelse ret til at

 

  • anmode om at få indsigt i, hvilke oplysninger om dig, Domus behandler om dig (se Persondataforordningens artikel 15). Disse oplysninger kan sendes til dig via e-mail;

 

  • anmode om, at Domus retter dine personoplysninger, hvis de er ukorrekte, herunder ret til at få ufuldstændige oplysninger fuldstændiggjort (se Persondataforordningens artikel 16);

 

  • anmode om – når Domus behandler dine personoplysninger elektronisk efter dit samtykke eller i henhold til aftale – at få sendt en kopi af dine data på en struktureret måde samt i et maskinlæsbart format (se Persondataforordningens artikel 20);

 

  • anmode om, at Domus sletter de personoplysninger, Domus behandler om dig; dog med undtagelse af de nærmere situationer, der følger af Persondataforordningens artikel 17 – er du eksempelvis i restance med hensyn til lejebetaling, vil en anmodning om at få oplysninger slettet ikke kunne imødekommes;

 

  • anmode om, at Domus begrænser Domus’ behandling af dine personoplysninger i en periode, for det tilfælde du bestrider, at personoplysningerne er rigtige, at behandlingen er ulovlig, at Domus ikke har brug for personoplysningerne til behandlingen, eller du har indsigelser imod behandlingen, som Domus baserer på Domus’ legitime interesser;

 

  • modsætte dig anvendelse af dine personoplysninger, som Domus baserer på Domus’ legitime interesser. Domus fortsætter ikke med at anvende dine personoplysninger, medmindre Domus kan påvise en saglig grund til deres anvendelse, som tilsidesætter dine ønsker og rettigheder og/eller på baggrund af lovmæssige krav (se Persondatafor­ordningens artikel 21).

 

Dine anmodninger i henhold til ovennævnte skal fremsendes til Domus’ direktør Henrik Amand Holtegaard på e-mail hah@amalex.com.

 

Du har som nævnt ovenfor ret til at gøre indsigelse over Domus’ behandling af dine personoplysninger, og du kan – hvis du ikke er enig i Domus’ afgørelse i forhold til din indsigelse – klage over Domus’ behandling af dine personoplysninger til

 

Datatilsynet

Borgergade 28, 5. sal

1300 København K

Tlf.nr. 13 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk

 

Du kan læse mere om Databeskyttelseslovgivningen og dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

 

Domus forbeholder sig ret til at ændre Domus’ Privatlivspolitik. Den gældende politik vil altid være tilgængelig på Domus’ hjemmeside.

jacobjacobPrivatlivspolitik